KSeF a jednoosobowa działalność: jak ogarnąć faktury, koszty i dokumenty w 30 minut tygodniowo

W piątkowy wieczór na Kolejowej ruch powoli cichnie. W serwisie komputerowym właściciel domyka dzień: ostatni klient po odbiór laptopa, przelew do ZUSu, dwa telefony na jutro. Na biurku rosną paragony za części i paliwo, w skrzynce czekają maile z fakturami od dostawców. Myśl „ogarnę to w weekend” wraca co tydzień, a w poniedziałek stos paragonów wygląda tak samo.

Podobnie jest u fryzjerki przy Rynku, kierowcy busa rozwożącego paczki po gminie czy w małym biurze projektowym na Kościuszki. Najpierw klienci, potem papiery. KSeF nie pojawia się tu jako hasło z konferencji prasowej, tylko jako realny obowiązek, który trzeba gdzieś wcisnąć między zlecenia, dzieci i dojazdy.

Jak dziś działa księgowość w JDG

W jednoosobowej działalności kolejność jest zwykle ta sama: najpierw robota, potem dokumenty. Faktury sprzedażowe wystawia się „po drodze” – po zleceniu, po telefonie, czasem późnym wieczorem. Koszty rozchodzą się po różnych miejscach: część paragonów zostaje w aucie, część w portfelu, część w szufladzie lub na mailu. Raz w miesiącu następuje zrzut: wszystko jedzie do biura rachunkowego albo do Excela.

Dopóki dokumentów jest mało, taki układ jeszcze działa. Problem zaczyna się, gdy zleceń przybywa, urząd skarbowy oczekuje precyzyjnych danych, a przepisy dorzucają nowe wymogi. KSeF jest właśnie takim „dodatkiem” – zmienia nie tylko format faktury, lecz także sposób jej obiegu.

Reklama

Według danych GUS zdecydowaną większość firm w Polsce stanowią mikroprzedsiębiorstwa, w dużej części prowadzone przez jedną osobę. To one odczują przejście z papieru i luźnych PDF-ów na faktury ustrukturyzowane, wysyłane przez centralny system Ministerstwa Finansów.

KSeF zmienia drogę faktury, nie codzienną pracę

Krajowy System e-Faktur nie zabiera klienta fryzjerowi ani serwisantowi. Zmienia to, co dzieje się z dokumentem po wystawieniu.

Zamiast faktury w PDF, wysyłanej mailem, pojawia się plik w określonym formacie, który trzeba zarejestrować w systemie MF. Tam faktura dostaje numer KSeF i staje się dokumentem urzędowym. Program do fakturowania musi więc umieć wysłać dane do systemu i odebrać potwierdzenie.

Dla jednoosobowej firmy oznacza to parę konkretnych decyzji: z jakiego programu korzystać, kto nada uprawnienia księgowej w KSeF, kto sprawdzi, czy dane firmy, rachunki i oznaczenia faktur są poprawne. To lepiej ustalić z wyprzedzeniem, zamiast robić wszystko na ostatnią chwilę.

Reklama

Jak ułożyć dokumenty w 30 minut tygodniowo

Przy KSeF przedsiębiorca nie musi wchodzić w technikalia. Ważniejszy jest prosty rytm pracy z dokumentami, który porządkuje obieg i ogranicza niespodzianki. Taki rytm można oprzeć na trzech elementach:

• Jeden program do sprzedaży – wszystkie faktury wychodzące powstają w jednym miejscu, które obsługuje KSeF. Bez faktur z edytora tekstu, bez generatorów online.
• Jedno miejsce na koszty i inne papiery – każda faktura za paliwo, materiały, podwykonawców, a także pisma z urzędu, rachunki za prąd czy telefon trafiają od razu do jednego „koszyka”: aplikacji biura rachunkowego, dedykowanego maila lub folderu w chmurze.
• Stały blok trzydziestu minut w tygodniu – konkretna pora w kalendarzu, gdy przedsiębiorca domyka faktury z minionego tygodnia, sprawdza, czy wszystkie koszty są w systemie, i porównuje płatności z wyciągiem bankowym.

Krótka kontrola raz w tygodniu wystarcza, żeby nic nie zostało na koniec. KSeF zmienia sposób przesyłania faktur, nie sens porządku: faktury mają wchodzić na bieżąco.

Biuro rachunkowe bliżej biznesu niż segregatora

Przez lata schemat współpracy bywał prosty: raz w miesiącu segregator albo plik skanów, po drugiej stronie księgowanie i informacja o podatku. Przy KSeF ten schemat wymaga zmiany. Księgowy wchodzi bliżej codzienności firmy. Pomaga dobrać program do fakturowania, ustalić tygodniowy rytm pracy z dokumentami, pilnuje poprawnego wystawiania faktur – zwykłych, zaliczkowych, korygujących czy z mechanizmem podzielonej płatności.

Na rynku pojawiły się rozwiązania, które łączą oprogramowanie z obsługą księgową. Przykładem jest iKsiegowa.pl – przedsiębiorca wystawia faktury w jednym systemie, a zespół księgowy przejmuje na siebie sprawy związane z przepisami i rozliczeniami. Dla jednoosobowej działalności z Ostrzeszowa to po prostu mniej jeżdżenia z papierami i mniej nerwowych wieczorów przed terminem podatku.

Co z tego wynika dla lokalnych firm

Z perspektywy małej firmy z powiatu ostrzeszowskiego KSeF może brzmieć jak kolejny obowiązek. Może też stać się pretekstem do porządków, które i tak były potrzebne: jedno miejsce na dokumenty, jeden program do sprzedaży, jeden stały blok w tygodniu na ogarnięcie finansów.

Reklama

Jeżeli faktury, koszty i inne dokumenty księgowe trafią do jednego systemu, a trzydzieści minut tygodniowo faktycznie wystarczy na uporządkowanie sytuacji, przedsiębiorca zyskuje coś, czego nie da się kupić w żadnym sklepie – spokojniejszą głowę. Mniej będzie nocnych poszukiwań paragonu za paliwo i doraźnych „akcji ratunkowych” przed wysyłką JPK.

Dla lokalnej gospodarki oznacza to firmy, które lepiej widzą swoje liczby, rzadziej zaskakuje je urząd i mają więcej energii na klientów niż na papiery. KSeF sam w sobie niczego nie naprawi. Może jednak pomóc ustawić porządek, jeśli jednoosobowe działalności potraktują go jako moment na ułożenie własnych dokumentów, a nie tylko jako kolejną tabelkę do wypełnienia.

Reklama